Campo Grande (MS) – Para iniciar a Gestão Documental na Agência Estadual de Administração do Sistema Penitenciário (Agepen), o Núcleo de Administração do Protocolo e Arquivo (NAP) da autarquia está disponibilizando guias e documentos importantes no site institucional, no campo “Downloads”.
O objetivo da ação é padronizar o envio e recebimento de documentos entre as unidades penais de Mato Grosso do Sul, além de agilizar o processo de eliminação da massa documental, de acordo com a legislação vigente (clique aqui e confira o decreto!)
A Resolução Conjunta SAD/AGEPEN nº 01, de 25 de outubro de 2018 (clique aqui), estabeleceu o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-fim da Agepen. Para os documentos da área-meio, serão considerados os prazos de guarda indicados na Tabela de Temporalidade da área-meio, conforme Decreto n. 15.168, de 25 de fevereiro de 2019 (clique aqui).
Para uma correta eliminação de documentos, os servidores devem observar o prazo de guarda definidos pelas Tabelas de Temporalidade, a partir de agora, as unidades penais estarão responsáveis pela classificação e avaliação dos documentos para possível eliminação. Após esse processo, a Lista de Eliminação elaborada deverá ser encaminhada ao Núcleo de Administração do Protocolo e Arquivo, via E-doc, que passará pela análise da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos de Arquivo da Agepen.
A Lista de Eliminação, se autorizado pela Comissão, será publicada em Diário Oficial do Estado e após 30 dias da publicação será realizado o descarte, por meio de empresa especializada.
Além disso, o NAP ressalta que as unidades penais de Mato Grosso do Sul ficarão responsáveis pela custódia de seus arquivos temporários e permanentes.
Vinculado à Diretoria de Administração e Finanças da Agepen, o Núcleo de Administração do Protocolo e Arquivo é responsável por atender as unidades da agência penitenciária, realizando atividades operacionais referentes a recebimento, autuação, registro, controle de movimentação, organização, prestação de informações e expedição de documentos, processos e correspondências.
É importante destacar que todos os estabelecimentos penais que necessitem enviar documentos, via malote, devem utilizar as guias de remessa padronizadas disponibilizadas pelo Núcleo.
O setor também é responsável pela classificação e guarda de documentos da Sede da Agepen, assim como, orientar os estabelecimentos penais para a forma correta de organização e eliminação de documentos, além de realizar atualizações necessárias no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade.
Para mais informações, os servidores podem entrar em contato com o Núcleo de Administração do Protocolo e Arquivo da Agepen pelo telefone (67) 3901-1614. Clique aqui e acesse as guias de remessa e documentos para downloads.
Texto e Foto: Tatyane Santinoni – Agência Estadual de Administração do Sistema Penitenciário (Agepen)